Foi oficialmente divulgada na última sexta-feira uma atualização relevante para empresas e escritórios contábeis. A nova versão 1.31 do Manual de Orientações do FGTS Digital, publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego, trouxe ajustes técnicos e operacionais que alteram, de maneira prática, o dia a dia de quem é responsável pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). O documento detalha procedimentos vinculados à Portaria MTE nº 240, de 29 de fevereiro de 2024, e reforça a transição definitiva do modelo antigo para um sistema 100% digital.
Confirmação da obrigatoriedade do FGTS Digital
Desde março de 2024, tornou-se mandatório utilizar exclusivamente o sistema FGTS Digital para enviar informações de eventos relacionados ao FGTS. Esse novo modelo substitui, de forma definitiva, sistemas como o SEFIP e a Conectividade Social. Agora, tudo é feito com base nas informações do eSocial, desde a geração das guias até a restituição e parcelamentos. Embora isso represente uma mudança expressiva, a automação promete aumentar a agilidade nos processos e reduzir falhas humanas, muito comuns nos sistemas antigos.
FGTS Digital e a integração com o eSocial
A integração automática com o eSocial ganhou ainda mais destaque nesta nova versão do manual. A partir dela, as guias de recolhimento do FGTS são geradas automaticamente, com base nos eventos S-5003 e S-5013. Isso significa que qualquer inconsistência nos dados pode gerar impactos significativos, como guias com valores incorretos ou mesmo a não emissão do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF). Portanto, é necessário revisar com frequência as informações transmitidas, especialmente as rubricas e configurações utilizadas nos lançamentos da folha.
Parcelamento direto no sistema: novas datas e regras
Uma das mudanças mais aguardadas diz respeito ao parcelamento de débitos. A partir de julho de 2025, será possível realizar o parcelamento diretamente dentro do ambiente digital, sem a necessidade de contato com a Caixa Econômica Federal, pelo menos no que diz respeito a débitos gerados após março de 2024. Para as competências anteriores, o processo permanece com a Caixa. O novo sistema já inclui critérios detalhados sobre prazos, condições de adesão e limites permitidos.
Facilidades de pagamento com QR Code e Pix
Outro avanço que merece destaque é o recolhimento via Pix. A funcionalidade, que vem sendo amplamente adotada em diversas áreas públicas e privadas, agora permite o pagamento de guias do FGTS de forma mais prática e segura, utilizando QR Code dinâmico. Isso reduz a chance de erro, evita pagamentos duplicados e facilita o controle financeiro das empresas. Ademais, essa possibilidade de quitar valores antes mesmo do fechamento da folha contribui diretamente para a otimização do fluxo de caixa empresarial.
Impactos diretos nos escritórios contábeis
Para os contadores, os reflexos são evidentes. O novo sistema exige muito mais precisão nos dados inseridos. Como agora há individualização das contribuições por trabalhador, qualquer erro em campos obrigatórios, mesmo que pequeno, pode gerar problemas sérios. Além disso, a substituição da SEFIP traz uma responsabilidade ainda maior, já que falhas são detectadas mais rapidamente. Isso exige um acompanhamento contínuo das transmissões, bem como o uso adequado das procurações eletrônicas, com validade máxima de cinco anos.
Declarações retificadoras e novos critérios para estornos
A versão 1.31 também orienta sobre as regras para envio de declarações retificadoras, algo fundamental para corrigir erros após o envio inicial. As informações retificadas devem sempre respeitar a competência original e seguir os critérios de validação atualizados, o que implica maior rigor na rotina dos escritórios contábeis. Além disso, o manual detalha como funciona o processo de estorno, compensação e restituição de valores, o que requer atenção redobrada sobre a origem dos débitos e a regularidade dos vínculos declarados.
Transição estendida para órgãos públicos
Em caráter excepcional, os órgãos públicos ganharam mais tempo para se adequar. Eles ainda poderão utilizar o SEFIP até o final de dezembro de 2024, mas apenas para fatos geradores anteriores a essa data. A partir de janeiro de 2025, a adesão ao FGTS Digital será obrigatória para todas as esferas do setor público. Este prazo adicional deve ser usado com sabedoria, já que a complexidade do novo sistema exige treinamento prévio e adaptação dos fluxos internos.
Acesso ao sistema e cuidados com as credenciais
Para acessar o FGTS Digital, o sistema exige login por meio da conta gov.br, com nível de segurança prata ou ouro. CNPJs e CPFs cancelados não terão acesso permitido. Além disso, terceiros devem registrar uma procuração eletrônica válida para operar o sistema em nome das empresas, realizando esse procedimento diretamente no ambiente gov.br.
Onde acessar o manual completo
O Manual de Orientações na versão 1.31 está disponível no site oficial do Ministério do Trabalho e Emprego. Já o acesso direto ao sistema pode ser feito por meio dos seguintes links:
A versão 1.31 do FGTS Digital marca um passo importante rumo à digitalização completa dos processos de recolhimento do Fundo de Garantia. Para empregadores e contadores, isso representa tanto um desafio quanto uma oportunidade de tornar suas rotinas mais ágeis, precisas e integradas. Ao reforçar a necessidade de consistência nas informações e automatizar etapas fundamentais, o novo sistema se alinha com as diretrizes de modernização da administração pública. É hora de adaptar-se e aproveitar os benefícios da tecnologia aplicada à gestão de obrigações trabalhistas.